Por Matías Fonte-Padilla

El final de verano supone para muchos emprendedores el inicio de la actividad después de haber cerrado en agosto. Para otros sin embargo, supone la llegada de un poco de descanso después de un verano con muchísimo trabajo, sobre todo en el sector turístico y hotelero.

Tanto para unos como para otros supone un cambio, el inicio de una nueva etapa. Y queramos o no, esa fecha que a inicio de verano parecía tan lejana, llega como de pronto, sin avisar, y nos coge sin estar preparados. Lo bueno es que todos los años se produce sobre la misma fecha. Y es lógico que estemos desprevenidos la primera vez, porque no sabemos lo que va a ocurrir. Pero para las siguientes veces podemos prepararnos.

Por eso es tan importante el uso de las nuevas tecnologías y las herramientas que podemos encontrar en nuestros ordenadores, móviles y tabletas. Hay acciones que repetimos todos los años igual. Ya sean las rebajas, la llegada de navidades o del verano, es una actividad en la que nuestro negocio o nosotros mismos participamos todos los años. Resulta muy útil y muy fácil estar bien organizados.

El primer factor a tener en cuenta es la antelación. No podemos estar dos días antes de una actividad pensando que demonios vamos a hacer. Si estamos en septiembre, sabemos perfectamente que las navidades llegarán, y por lo tanto tenemos que pensar en ello y en las acciones, quizás pequeñas, que podemos realizar desde ahora. Si no, lo que estamos es procrastinando, es decir, sabiendo que algo va a suceder, pero así todo no hacemos nada hasta el último momento. Craso error, la improvisación y la falta de tiempo no son buenos compañeros del emprendedor. Si cuando haces algo piensas “bueno, el próximo año lo haré mejor”, significa que no te has planificado bien. Es verdad que una cierta dosis de estrés es necesario para sentirse activo y focalizado para realizar una acción, y ese estrés nos lo genera que se nos eche el tiempo encima. Por eso muchos emprendedores dejan todo para el final. Pero no es lo mejor.

El segundo factor es la planificación anticipada. Si somos capaces de pensar con varios meses de antelación, podemos ir haciendo pequeñas tareas que harán que cuando llegue el momento todo salga genial. ¿Como hacerlo? Pues visualizando, y después apuntándolo todo. Estamos en septiembre, y tienes que pensar en la campaña de Navidad. Pues es fácil, simplemente siéntate y cierra los ojos, y trata de ver cómo quieres que esté tu negocio cuando llegue Navidad: los adornos, los carteles, las ofertas, la música, lo que quieres vender, como vas a contactar con los clientes, que campaña de publicidad quieres hacer, etc. ¿Lo has logrado ver? Sí, pues ahora apúntalo todo. Y con eso te creas una lista de tareas y subtareas. ¿Quieres guirnaldas? Pues ya puedes empezar a moverte para comprarlas con antelación y a mejor precio. ¿Necesitas crear unos carteles determinados? Pues ya puedes comenzar con el diseño, para que estén impresos antes de Navidad. Y así con todo. Verás cuando llegue el momento de montar la campaña de Navidad, que placer es tenerlo todo preparado. Además, si creas elementos duraderos seguro los podrás utilizar varios años, lo cual te ahorrará trabajo en campañas sucesivas.

¿No te ha pasado que te acuerdas de algo que hacer pero no estás en el lugar adecuado, no la apuntas, y después se te olvida? Pues para eso están las herramientas informáticas. Si te acuerdas de algo, apúntalo sobre la marcha, en la lista correspondiente. Existen múltiples aplicaciones que sirven para tomar notas o para organizar tareas, aparte de las herramientas de Google, como Google Keep: Wunderlist, Colornote, Do it, Trello, Moleskine Timepage, Habitica, Some to do, Any Do, Evernote, etc. Se trata de experimentar con algunas hasta que encuentres las que mejor se adapten a ti.

Necesitas varios tipos de herramientas: una para apuntar cosas que hacer sobre la marcha, otra para planificar un calendario, otra que te permita programar tareas y subtareas. Con esos tres tipos de aplicaciones, podrás controlar bien tu tiempo y tus acciones, sólo tienen un inconveniente: tienes que usarlas siempre. Esto hace que te vuelvas un esclavo al tener que apuntar sobre la marcha para mantenerlas actualizadas, y consultarlas sobre la marcha para saber que hacer. No sirve si dejas cosas planificadas en tu cabeza, tienes que apuntarlo todo. Y recuerda la regla de los 5 segundos: Cuando algo surje en tu cabeza sólo tienes 5 segundos para hacerla o para apuntarla, si no haces una de estas acciones, tu cerebro seguirá trabajando y se te olvidará.

Pero ser un esclavo de tener que apuntar y consultar todo te permite estar bien planificado tanto en tu vida profesional como personal, no fallar a ninguna cita, realizar tus acciones con tiempo. Y verás como te queda mucho tiempo libre cuando sabes que hacer en cada momento. De hecho, tienes que crearte una pequeña lista de cosas pequeñas que hacer para que, cuando de repente surja un rato libre en medio del trabajo, pues realizar alguna pequeña acción. como tú eres una única persona, te recomiendo que utilices las mismas agendas para toda tu vida, porque obviamente si el próximo viernes estarás en la obra de teatro de tu hijo, no puedes estar en una reunión de trabajo. Así que por supuesto tienes que apuntar cuando vas a correr o al gimnasio, cuando has quedado con tus amigos, cuando te vas a ir a cenar con tu pareja. Así, dejando tiempo también para ti, estás respetándote y respetando a los demás. Recuerda que un emprendedor que no reserve tiempo para una vida personal y familiar plena no está disfrutando del camino, y por lo tanto se está quemando. Se está perdiendo lo mejor de la vida por el trabajo que no cesa, y eso no es forma de vivir.

Así que ya sabes, tienes que organizarte. La antelación y la planificación, apoyadas en unas buenas herramientas informáticas te permitirán avanzar en tu proyecto de vida personal y profesional. Crea Tu Futuro y disfruta del camino. Será duro, pero será tuyo. Y empieza hoy. ●