Cada vez más trabajadores recurren a esta tecnología para ser más productivos, sin que muchas organizaciones sepan cómo gestionar los riesgos asociados

La inteligencia artificial está entrando en las empresas a una velocidad difícil de comparar con cualquier transformación tecnológica anterior. Lo llamativo no es únicamente la rapidez con la que evolucionan las herramientas ni la cantidad de recursos que las grandes compañías tecnológicas están destinando a su desarrollo. Lo verdaderamente novedoso es la forma en que esta tecnología se está incorporando al trabajo diario de millones de personas. En muchas ocasiones no son las empresas quienes impulsan el cambio. Son los propios empleados quienes están introduciendo estas herramientas en sus rutinas profesionales.

Durante décadas, las innovaciones tecnológicas siguieron un recorrido relativamente previsible. Las grandes organizaciones analizaban las soluciones disponibles, evaluaban riesgos, aprobaban presupuestos, desarrollaban protocolos internos y finalmente desplegaban las nuevas herramientas entre sus equipos. Con la inteligencia artificial está ocurriendo algo diferente. La adopción se está produciendo desde abajo hacia arriba. Primero llegan los usuarios y después llegan las políticas corporativas.

Un comercial utiliza una herramienta de inteligencia artificial para redactar propuestas más rápidamente. Un abogado la emplea para resumir documentación jurídica. Un responsable de recursos humanos le pide ayuda para elaborar ofertas de empleo. Un directivo la utiliza para preparar una presentación. Todo ello ocurre muchas veces sin que exista una estrategia definida por parte de la organización. Simplemente sucede porque la tecnología está disponible, es fácil de utilizar y ofrece resultados inmediatos.

Desde una perspectiva de productividad, el fenómeno resulta comprensible. Numerosos estudios publicados durante los últimos años muestran mejoras significativas en determinadas tareas de oficina cuando se utilizan sistemas de inteligencia artificial generativa. Profesionales de muy distintos sectores descubren que pueden ahorrar tiempo, automatizar procesos repetitivos y concentrarse en actividades de mayor valor añadido. El problema aparece cuando esa búsqueda legítima de eficiencia entra en conflicto con otro elemento igualmente importante: la seguridad de la información.

En los últimos meses se ha popularizado un concepto que preocupa cada vez más a responsables de tecnología y ciberseguridad: el denominado Shadow AI. La expresión toma como referencia el antiguo fenómeno del Shadow IT, que describía el uso de software y herramientas tecnológicas no autorizadas por los departamentos de informática. Ahora el concepto se aplica al uso de sistemas de inteligencia artificial por parte de los empleados sin supervisión, autorización o control por parte de la empresa. No se trata necesariamente de una conducta malintencionada. De hecho, suele ocurrir exactamente lo contrario. Son trabajadores comprometidos que intentan realizar mejor su trabajo utilizando las herramientas que tienen a su alcance.

No se trata de un riesgo teórico. Según el informe Work Trend Index, de Microsoft, el 78% de los usuarios de inteligencia artificial lleva sus propias herramientas al trabajo, un fenómeno que la compañía denomina Bring Your Own AI. La cifra refleja hasta qué punto la adopción de estas tecnologías está siendo impulsada directamente por los trabajadores y no necesariamente por las organizaciones. En muchos casos, los departamentos tecnológicos desconocen qué aplicaciones se están utilizando, qué información se comparte con ellas o qué procesos dependen ya de estos sistemas. La velocidad de adopción de la inteligencia artificial está siendo muy superior a la capacidad de muchas empresas para desarrollar políticas internas capaces de gobernarla.

La cuestión es que muchas de estas aplicaciones funcionan procesando información que los usuarios introducen directamente en ellas. Contratos, informes internos, datos financieros, información de clientes, estrategias comerciales o documentos confidenciales pueden acabar siendo utilizados fuera de los entornos corporativos protegidos. En la mayoría de los casos no existe ninguna intención de compartir información sensible. Sin embargo, el riesgo aparece igualmente.

Lo paradójico es que muchas empresas han dedicado enormes recursos durante años a proteger sus sistemas frente a amenazas externas. Han invertido en cortafuegos, antivirus, sistemas de monitorización, protocolos de acceso y formación en ciberseguridad. Sin embargo, la inteligencia artificial está introduciendo un escenario diferente. La amenaza ya no siempre llega desde fuera. A veces entra por la misma puerta que utiliza diariamente un trabajador que intenta ganar productividad.

La situación recuerda en cierto modo a lo ocurrido durante los primeros años de expansión de la nube. Antes de que las organizaciones desarrollaran políticas específicas, muchos empleados comenzaron a utilizar plataformas externas para compartir documentos, almacenar archivos o colaborar con compañeros. Herramientas como Dropbox, Google Drive o WhatsApp se implantaron en multitud de empresas antes de que existieran protocolos claros sobre su uso profesional. La diferencia es que ahora la sensibilidad de la información que puede procesarse es mucho mayor y las implicaciones potenciales resultan más complejas.

Además, el problema no se limita exclusivamente a la confidencialidad de los datos. Existe también una dimensión relacionada con la calidad de la información, el cumplimiento normativo y la reputación corporativa. Una decisión empresarial basada en información incorrecta generada por un sistema automatizado puede tener consecuencias económicas importantes. Del mismo modo, la utilización de determinadas herramientas puede entrar en conflicto con regulaciones cada vez más exigentes en materia de protección de datos, propiedad intelectual o transparencia algorítmica.

Europa es especialmente consciente de este desafío. La entrada en vigor progresiva del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial está obligando a empresas e instituciones a reflexionar sobre cómo utilizan estas tecnologías y qué mecanismos de control necesitan implantar. Aunque gran parte del debate público se ha centrado en los riesgos futuros de sistemas cada vez más avanzados, muchas organizaciones están descubriendo que los desafíos más inmediatos son mucho más cotidianos. Tienen que ver con la gobernanza, la formación y la gestión del cambio.

Porque la verdadera cuestión no es tecnológica. Es organizativa. Las empresas que intenten resolver este problema prohibiendo el uso de la inteligencia artificial probablemente se encontrarán con una realidad difícil de gestionar. La tecnología ya forma parte del entorno profesional. Los empleados seguirán utilizándola porque les permite trabajar más rápido y obtener mejores resultados. Intentar frenar completamente esa adopción puede resultar tan poco efectivo como lo fue intentar impedir el uso de Internet, del correo electrónico o de los teléfonos inteligentes en su momento.

La alternativa pasa por un enfoque diferente. Las organizaciones necesitan crear marcos claros de utilización, identificar qué herramientas son adecuadas para cada función, establecer protocolos sobre el tratamiento de la información sensible y formar a sus equipos para que comprendan tanto las oportunidades como los riesgos asociados a estas tecnologías. La alfabetización digital ya no consiste únicamente en saber utilizar nuevas herramientas. Consiste también en comprender sus implicaciones.

De hecho, es posible que durante los próximos años aparezca una nueva competencia empresarial tan importante como la transformación digital lo fue durante la década anterior: la capacidad para gobernar adecuadamente la inteligencia artificial. No bastará con adoptar tecnología. Habrá que integrarla de forma responsable, segura y alineada con los objetivos de la organización.

Las compañías que consigan ese equilibrio obtendrán ventajas significativas. Serán capaces de capturar los beneficios de productividad que ofrece la inteligencia artificial sin comprometer la seguridad, la confianza ni el cumplimiento normativo. Las que no lo hagan podrían encontrarse con un escenario paradójico: disponer de herramientas capaces de aumentar su eficiencia mientras generan al mismo tiempo nuevos riesgos difíciles de controlar.

Sin embargo, detrás de este debate existe una reflexión más profunda. Durante décadas, la tecnología corporativa estuvo controlada casi exclusivamente por las organizaciones. Hoy sucede justo lo contrario. Los trabajadores tienen acceso inmediato a herramientas extremadamente potentes desde sus propios dispositivos, muchas veces antes de que las empresas hayan tomado una decisión sobre ellas. La innovación ya no entra únicamente por la dirección general o por el departamento de tecnología. Entra por cada puesto de trabajo.

La historia de la innovación demuestra que las tecnologías más transformadoras suelen obligarnos a replantear nuestras formas de trabajar antes que nuestras herramientas. La inteligencia artificial no parece ser una excepción. El debate ya no gira únicamente en torno a lo que estas tecnologías pueden hacer. Cada vez gira más en torno a cómo decidimos utilizarlas.

Y quizá esa sea la verdadera cuestión de fondo. El principal riesgo para las empresas no es que la inteligencia artificial sea demasiado poderosa. El principal riesgo es que su adopción esté avanzando más rápido que la capacidad de las organizaciones para establecer las reglas que permitan aprovecharla de forma segura.

Porque la cuestión relevante ya no es si los empleados están utilizando inteligencia artificial. La pregunta verdaderamente importante es si la empresa sabe cómo la están utilizando. Y en muchos casos, la respuesta sigue siendo poco tranquilizadora.